Allgemeine Geschäftsbedingungen der projo GmbH für den Dienst „projo“
Gültig ab den 01.02.2026 [Zu den bisherigen AGBs (nur noch bis zum 31.01.2026 gültig)]
1. Anwendungsbereich
1.1
projo ist eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) der projo GmbH (nachfolgend auch
„projo“ oder „wir“), die als Cloud-Software über den Webbrowser auf unterschiedlichen
Endgeräten genutzt werden kann. projo bietet als integrierte und aufeinander aufbauende
Kernfunktionen Arbeitszeiterfassung, die Projektverwaltung über Vertragsleistungen und
Personaleinsatzplanung, vereinfacht das laufende und vorausschauende Projektcontrolling
und erleichtert so die Liquiditätsplanung (nachfolgend insgesamt der „Dienst“).
1.2
Diese AGB gelten für die Nutzung des Dienstes durch den Kunden und für alle weiteren
Leistungen der projo GmbH. Das Akzeptieren der AGB ist Voraussetzung für die Nutzung des
Dienstes. Die projo GmbH erbringt ihre Leistungen ausschließlich auf deren Basis.
Abweichende oder ergänzende allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht
Vertragsbestandteil, es sei denn, wir haben ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich
zugestimmt. Dies gilt auch dann, wenn wir in Kenntnis entgegenstehender oder
abweichender Bedingungen des Auftraggebers die Leistung vorbehaltlos ausführen.
2. Leistungsumfang
2.1
Gegenstand dieser AGB ist die zeitlich begrenzte Bereitstellung des Dienstes zur Nutzung
seiner Funktionalitäten im Unternehmen des Kunden, die technische Ermöglichung der
Nutzung des Dienstes und die Bereitstellung von Speicherplatz für die vom Kunden
hinterlegten Daten (die „Anwendungsdaten“), sowie die Erbringung von Beratungs- bzw.
Schulungs- und Entwicklungsdienstleistungen durch projo.
2.2
projo richtet dem Kunden für die Nutzung des Dienstes zunächst ein Benutzerkonto mit
Administratorrechten ein. Der Kunde kann weitere Benutzerkonten hinzufügen und dabei
die Berechtigungsstufe auswählen. Für die Vergabe der Berechtigungsstufe ist allein der
Kunde verantwortlich.
3. Leistungen von projo
3.1
projo richtet den Dienst auf einem oder mehreren Servern ein und gewährt dem Kunden die
Nutzung über das Internet mittels Zugriffs durch einen Browser als „Software as a Service“
nach Maßgabe dieser AGB.
3.2
projo hält auf dem Server während der Dauer dieser Nutzungsvereinbarung Speicher- und
Datenverarbeitungsplatz für die Anwendungsdaten und für den vereinbarten
Nutzungsumfang des Dienstes sowie die für die Nutzung erforderliche Rechenleistung
bereit. Übergabepunkt für den Dienst und die Anwendungsdaten ist der Routerausgang des
Rechenzentrums, in dem der jeweilige Server steht („Übergabepunkt“). Die Herstellung und
Aufrechterhaltung der Datenverbindung zwischen den IT-Systemen des Kunden und dem
beschriebenen Übergabepunkt liegt ausschließlich im Verantwortungsbereich des Kunden
und wird nicht von projo geschuldet.
4. Pflichten und Obliegenheit des Kunden
4.1
Voraussetzung für die Nutzung des Dienstes durch einen Nutzer ist ein internetfähiger
Rechner, eine Internetverbindung sowie eine stabile Version eines gängigen grafischen
Internetbrowsers wie z.B. Chrome, Firefox, Safari oder Edge zuzugreifen.
4.2
Der Kunde wird die ihm sowie den Nutzern zugeordneten Zugänge sowie die Zugangsdaten
geheim halten, vor dem Zugriff durch Dritte schützen und nicht an unberechtigte Nutzer
weitergeben. Die Zugangsdaten sind durch dem Stand der Technik entsprechende
Maßnahmen zu schützen. Der Kunde wird projo unverzüglich unterrichten, wenn der
Verdacht besteht, dass die Zugangsdaten und/oder Kennwörter nicht berechtigten Personen
bekannt geworden sein könnten. Des Weiteren wird der Kunde die Nutzer verpflichten,
ihrerseits die für sie geltenden Bestimmungen dieser AGB einzuhalten. Gegenüber projo ist
der Kunde für die Sicherheit der Zugangsdaten und der von den Nutzern gewählten
Passwörter verantwortlich.
4.3
Projo führt täglich ein Backup sämtlicher in dem Dienst gespeicherten Daten des Kunden
durch. Unbeschadet dieser Verpflichtung ist der Kunde selbst für die Eingabe, Abfrage und
Pflege der zur Nutzung des Dienstes erforderlichen Daten und Informationen verantwortlich
und verpflichtet, die von ihm in den Dienst eingestellten bzw. dort eingegebenen Daten
eigenständig zu sichern.
4.4
Der Kunde ist verpflichtet, seine Daten und Informationen vor der Eingabe auf Viren oder
sonstige schädliche Komponenten zu prüfen und hierzu dem Stand der Technik
entsprechende Virenschutzprogramme einzusetzen. projo führt keine Überprüfung der von
Kunden in unsere Cloud-Software hochgeladenen Daten auf Schadsoftware (Viren, Trojaner,
Ransomware etc.) durch und haftet nicht für möglicherweise daraus resultierende Schäden
auf IT-Geräten des Kunden.
5. Verfügbarkeit
5.1
Der Dienst steht an sieben Tagen die Woche jeweils 24 Stunden zur Verfügung
(„Betriebszeit“). Die durchschnittliche Verfügbarkeit („durchschnittliche Verfügbarkeit“)
während der Betriebszeit beträgt mindestens 98 % im Monatsmittel (fortlaufend); im
Voraus mit einer Frist von mindestens 5 Werktagen angekündigte Wartungsarbeiten zählen
nicht als Ausfallzeiten. Verfügbarkeit ist die Möglichkeit des Kunden, die wesentlichen
Funktionalitäten des Dienstes sowie die Anwendungsdaten am Übergabepunkt zu nutzen;
sofern ein schwerwiegender Fehler vorliegt, aufgrund dessen der Dienst für den Kunden
nicht nutzbar ist, gilt sie als nicht verfügbar. Durch fortlaufende Verbesserungen
(Continuous Delivery) kann es zu temporären Einschränkungen des Nutzungserlebnisses des
Dienstes kommen. Dies betrifft jedoch nicht den Funktionsumfang und stellt somit ebenfalls
keine Ausfallzeit dar.
5.2
Der Kunde ist verpflichtet, Funktionsausfälle, -störungen oder -beeinträchtigungen des
Dienstes unverzüglich und so präzise wie möglich über das von projo zur Verfügung gestellte
Ticketsystem bei projo anzuzeigen. § 536c BGB gilt entsprechend. projo ist verpflichtet,
Mängel innerhalb angemessener Zeit zu beheben. Ein Mangel liegt vor, wenn der Dienst
fehlerhafte Ergebnisse liefert oder in anderer Weise nicht funktionsgerecht arbeitet, so dass
die Nutzung des Dienstes unmöglich oder erheblich eingeschränkt ist.
5.3
projo stellt werktags, mit Ausnahme der in Berlin geltenden gesetzlichen Feiertage, Support
über ein Ticketsystem für den Kunden zur Verfügung.
5.4
Eine Kündigung des Kunden gem. § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 BGB wegen Nichtgewährung des
vertragsgemäßen Gebrauchs ist erst zulässig, wenn projo ausreichende Gelegenheit zur
Mängelbeseitigung gegeben wurde und diese fehlgeschlagen ist. Von einem Fehlschlagen
der Mängelbeseitigung ist erst auszugehen, wenn diese unmöglich ist, wenn sie von projo
verweigert oder in unzumutbarer Weise verzögert wird, wenn begründete Zweifel bezüglich
der Erfolgsaussichten bestehen oder wenn aus anderen Gründen eine Unzumutbarkeit für
den Kunden gegeben ist.
5.5
projo weist den Kunden darauf hin, dass Einschränkungen oder Beeinträchtigungen des
Dienstes entstehen können, die außerhalb des Einflussbereichs von projo liegen. Hierzu
zählen insbesondere:
● Handlungen von Dritten, die nicht im Auftrag von projo handeln;
● von projo nicht beeinflussbare technische Bedingungen des Internets;
● höhere Gewalt; sowie
● die vom Kunden genutzte Hard- und Software sowie technische Infrastruktur.
Soweit derartige Umstände Einfluss auf die Funktionalität oder Verfügbarkeit des Dienstes
haben, hat dies keine Auswirkung auf die Vertragsgemäßheit der erbrachten Leistungen.
5.6 projo behält sich vor, die Beschaffenheit und/oder Funktionalität des Dienstes im Rahmen
von Updates zu ändern.
6. Nutzung des Dienstes
6.1
Der Dienst läuft ausschließlich auf den Servern von projo. Der Kunde bedarf daher keiner
urheberrechtlichen Nutzungsrechte an dem Dienst, und projo räumt auch keine solchen
Rechte ein. projo räumt dem Kunden aber das nicht-ausschließliche, nicht übertragbare,
nicht unterlizenzierbare und zeitlich auf die Laufzeit der Nutzungsvereinbarung beschränkte
Recht ein, die Benutzeroberfläche des Dienstes zur Anzeige auf dem Bildschirm in den
Arbeitsspeicher der vertragsgemäß hierfür verwendeten Endgeräte der namentlich
benannten Nutzer zu laden und die dabei entstehenden Vervielfältigungen der
Benutzeroberfläche vorzunehmen.
6.2
Der Kunde darf den Dienst nur für seine eigenen geschäftlichen Tätigkeiten nutzen. Es ist
dem Kunden nicht gestattet, externen Dritten die Nutzung des Dienstes zu ermöglichen
oder den Dienst für die geschäftliche Tätigkeit Dritter zu nutzen oder diesen die Nutzung zu
ermöglichen (beispielsweise durch Vermietung oder Überlassung von Zugangsdaten). Der
Kunde ist nicht berechtigt, Änderungen an dem Dienst vorzunehmen. Er ist insbesondere
nicht berechtigt, die Funktionsweise des Dienstes im Wege des sog. „reverse engineering“
zu untersuchen, zu dekompilieren, den Dienst in seine Bestandteile zu zerlegen und/oder als
Grundlage für die Erstellung eigener Softwareprogramme zu verwenden.
6.3
Verletzt der Kunde die Verpflichtungen aus Ziffer 6.2 aus von ihm zu vertretenden Gründen,
kann projo den Zugriff des Kunden auf den Dienst sperren, wenn die Verletzung hierdurch
nachweislich abgestellt werden kann. Dasselbe gilt, sofern die Sperrung zur Abwehr von
technischen Gefahren für projo oder andere Kunden von projo erforderlich ist oder bei
einem Verstoß des Kunden gegen die Verpflichtung in Ziffer 4.2.
6.4
Der Kunde räumt projo an den Daten und Informationen, welche in den Dienst eingegeben
und/oder auf dem Server gespeichert werden, ein nicht-ausschließliches, unterlizenzierbares, übertragbares, zeitlich und räumlich unbeschränktes Recht zur Nutzung
in dem für die Erfüllung des Zwecks dieser Vereinbarung notwendigen Umfang ein. Der
Kunde sichert insoweit zu, dass die in dem Dienst abgelegten Daten und Informationen
sowie deren Nutzung und Bereitstellung durch projo nicht gegen geltendes Recht,
behördliche Anordnungen, Rechte Dritter oder Vereinbarungen mit Dritten verstoßen. Der
Kunde wird projo von Ansprüchen, die Dritte aufgrund eines Verstoßes gegen diese Ziffer
geltend machen, auf erstes Anfordern freistellen.
6.5
Sofern während der Laufzeit dieser Vereinbarung durch Zusammenstellung von Daten auf
dem Server eine Datenbank, Datenbanken, ein Datenbankwerk oder Datenbankwerke
entstehen, stehen alle Rechte hieran projo zu. Die eventuellen Rechte an
personenbezogenen Daten bleiben hiervon unberührt.
7. Preise und Rechnungstellung
7.1
Die Höhe der vom Kunden an projo zu entrichtenden Entgelte ergibt sich aus dem jeweils
gewählten Tarif und der Anzahl der Nutzer. Im Einzelfall kommen bei Inanspruchnahme des
Migrationsservices für die Übernahme von Daten des Lizenznehmers aus Altsystemen
Einmalkosten entsprechend der Preistabelle für Migrationen hinzu (Standardmigrationen).
Für die Migrationen wird bei Bedarf ein gesondertes schriftliches Angebot erstellt
(Custom-Migrationen). Sämtliche Angebote von projo sind freibleibend und unverbindlich.
7.2
Sofern nicht anders angegeben, verstehen sich die Preise in Euro zzgl. der gesetzlichen
Umsatzsteuer. Werden im Bestimmungsland für die Leistung zusätzliche Steuern (wie z.B.
Quellensteuer) fällig, sind diese vom Kunde zu tragen.
7.3
projo ist berechtigt, die Nutzungsentgelte erstmalig nach Ablauf von 12 Monaten ab
Vertragsbeginn und nachfolgend höchstens einmal innerhalb von 12 Monaten durch
schriftliche Änderungsanzeige mit einer Frist von drei Kalendermonaten zum Monatsende
zu erhöhen. Die Erhöhung entspricht maximal der Steigerung des vom Statistischen
Bundesamt veröffentlichten Erzeugerpreisindex für IT-Dienstleistungen, Code CPA08-620-01
(IT-Dienstleistungen) im Verhältnis zum aktuellen Nutzungsentgelt.
7.4
Gerät der Kunde mit einer Zahlung mindestens 30 Tage in Verzug, ist projo bis zum
vollständigen Ausgleich des Zahlungsrückstands berechtigt, die Leistung zu verweigern.
7.5
Die Rechnungsstellung erfolgt elektronisch per E-Mail. Ermächtigt der Kunde projo zum
Kreditkarten- oder Lastschrifteinzug, so hat dieser für ausreichende Deckung der Kreditkarte
bzw. des Kontos Sorge zu tragen. Etwaige durch eine Unterdeckung entstehende Kosten,
beispielsweise für Rücklastschriften, trägt der Kunde.
8. Datenschutz
8.1
projo stellt die Einhaltung sämtlicher anwendbarer Datenschutzbestimmungen,
insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes
sicher und schafft hierfür die nach dem jeweiligen Stand der Technik erforderlichen
technischen und organisatorischen Maßnahmen.
8.2
Die datenschutzrechtlichen Regelungen finden sich im Einzelnen in der Vereinbarung zur
Auftragsdatenverarbeitung zwischen projo und Kunden (Anlage AVV).
8.3
Der Kunde verpflichtet sich, ebenfalls sämtliche anwendbaren Datenschutzbestimmungen
einzuhalten und insbesondere die Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 der
Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllen.
9. Haftung
9.1
projo haftet unbeschadet der in dieser Vereinbarung enthaltenen Haftungsbeschränkungen
uneingeschränkt für Schäden an Leben, Körper und Gesundheit, die auf einer fahrlässigen
oder vorsätzlichen Pflichtverletzung von projo, seiner gesetzlichen Vertreter oder
Erfüllungsgehilfen beruhen, für Schäden, die von der Haftung nach dem
Produkthaftungsgesetz umfasst werden, sowie für Schäden, die auf vorsätzlichen oder grob
fahrlässigen Vertragsverletzungen sowie Arglist von projo, seiner gesetzlichen Vertreter
oder Erfüllungsgehilfen beruhen.
9.2
projo haftet für Schäden, die durch einfache Fahrlässigkeit verursacht werden, soweit die
Fahrlässigkeit die Verletzung solcher Vertragspflichten betrifft, deren Einhaltung für die
Erreichung des Vertragszwecks von besonderer Bedeutung ist (Kardinalpflichten). projo
haftet jedoch nur, soweit die Schäden typischerweise mit dem Vertrag verbunden und
vorhersehbar sind. Die Haftung für diese Schäden wird auf EUR 5.000,00 begrenzt. Bei
fahrlässiger Verletzung nicht vertragswesentlicher Nebenpflichten haftet projo im Übrigen
nicht. Die Haftung von projo für den Verlust von Daten ist auf den Schaden beschränkt, der
zur Wiederherstellung anhand der vom Kunden gemäß Ziffer 4.3 vorgenommenen
Datensicherung erforderlich ist.
9.3
Eine weitergehende Haftung von projo ist ohne Rücksicht auf die Rechtsnatur des geltend
gemachten Anspruchs ausgeschlossen. Soweit die Haftung von projo ausgeschlossen oder
beschränkt ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung seiner Angestellten, Arbeitnehmer,
Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen.
9.4
Die verschuldensunabhängige Haftung von projo auf Schadensersatz (§ 536a BGB) für bei
Vertragsschluss vorhandene Mängel wird ausgeschlossen.
10. Laufzeit und Beendigung
10.1
Soweit nichts anderes explizit vereinbart ist, läuft diese Nutzungsvereinbarung auf
unbestimmte Zeit. Sie kann von jeder Partei mit einer Frist von einem Monat zum
Monatsende gekündigt werden. Jede Kündigung bedarf der Schriftform.
10.2
Das Recht beider Parteien, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen, bleibt
unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für projo insbesondere vor, wenn der Kunde sich mit
insgesamt mehr als zwei Monatsentgelten im Verzug befindet, sowie im Falle eines
Verstoßes des Kunden gegen eine der Regelungen in Ziffer 4.2 oder 6.2 vor, sofern der
Kunde spätestens eine (1) Woche nach einer in Textform erfolgten Abmahnung durch projo
die Verletzungshandlung nicht einstellt.
11. Pflichten bei und nach Beendigung
projo stellt auf Anfrage innerhalb von vier Wochen nach Beendigung der
Nutzungsvereinbarung alle zum Stichtag des letzten Tages der Vertragslaufzeit vom Kunden
in das System eingegebenen Daten zum Abruf durch den Kunden bereit. Ruft der Kunde die
Daten nicht ab, werden diese spätestens sechs Monate nach Vertragsbeendigung gelöscht.
12. Referenzen, Eigenwerbung
projo ist – sofern die Parteien nichts Abweichendes vereinbaren, berechtigt, den Kunden
unter Verwendung seiner Firma und seines Logos zum Zweck der Eigenwerbung in seinem
Portfolio zu führen. Ebenso kann projo für solche Zwecke Screenshots vom System des
Lizenznehmers zeigen, sofern darauf keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten zu
ersehen sind.
13. Geheimhaltung, Vertraulichkeit
13.1
Die Parteien verpflichten sich, die ihnen während der Dauer dieser AGB anlässlich der
Geschäftsbeziehung bekannt gewordenen und/oder durch die jeweils andere Partei
zugänglich gemachten Unterlagen und Informationen über betriebliche und geschäftliche
Angelegenheiten geheim zu halten. Diese Pflicht dauert auch nach Beendigung des
Vertrages fort.
13.2
Die Parteien werden Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, die ihnen während der
Zusammenarbeit bekannt geworden sind oder bekannt werden, ohne Einwilligung der
jeweils anderen Partei weder verwerten noch Dritten mitteilen. Diese Informationen dürfen
nur im Zusammenhang mit der Leistungserbringung nach dieser Vereinbarung verwendet
werden. Ohne vorherige schriftliche Einwilligung (§ 183 BGB) der anderen Partei dürfen
keinerlei vertrauliche Informationen oder Teile hiervon reproduziert, kopiert oder
preisgegeben werden.
13.3
Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind nur solche Informationen, von denen die
betreffende Partei nachweist, dass sie ihr im Zeitpunkt der Übergabe durch die andere
Partei bereits bekannt oder allgemein zugänglich waren oder zu einem späteren Zeitpunkt
allgemein zugänglich geworden sind.
13.4
Die Parteien werden sich gegenseitig über ihnen bekannt gewordene geschäftliche
Vorgänge, die wesentliche Interessen der jeweils anderen Partei berühren oder gefährden
können, unverzüglich unterrichten.
13.5
Die Parteien werden diese Geheimhaltungsverpflichtung auch ihren Mitarbeitern
auferlegen.
14. Schlussbestimmungen
14.1
Diese Vereinbarung regelt die Beziehungen der Parteien in Bezug auf den
Vertragsgegenstand abschließend und ersetzt sämtliche zuvor bestehenden
Vereinbarungen. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.
14.2
projo behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit zu ändern. Änderungen werden dem
Kunden mindestens drei Monate im Voraus schriftlich angekündigt. Sollte der Kunde mit
den Änderungen nicht einverstanden sein, steht ihm ein Sonderkündigungsrecht zu. Dieses
Sonderkündigungsrecht kann innerhalb eines Monats nach Erhalt der Änderungsmitteilung
ausgeübt werden. Die Kündigung bedarf der Schriftform und wird zum Ende des Monats
wirksam, in dem die Kündigung ausgesprochen wurde. Bis zur Wirksamkeit der Kündigung
gelten die bisherigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
14.3
Auf diese AGB findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der
Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts und unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods vom 11.4.1980)
Anwendung.
14.4
Die Parteien vereinbaren den Sitz von projo als ausschließlichen Gerichtsstand für sämtliche
Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesen AGB.
14.5
Die Unwirksamkeit einzelner Regelungen dieser AGB lässt die Wirksamkeit der übrigen
Regelungen unberührt. In diesem Fall verpflichten sich die Parteien, sich auf wirksame
Regelungen zu verständigen, die wirtschaftlich dem intendierten Zweck der unwirksamen
Regelungen am nächsten kommen. Dies gilt entsprechend für die Schließung etwaiger
Lücken in diesen AGB.