FAQs

Ein Test findet immer unter künstlichen Bedingungen statt:

• Ihre Daten sind nicht migriert
• die testenden Mitarbeiter sehen es als „Test“ an.

Deswegen geht es während des kostenfreien Testzeitraums eher darum, einen Eindruck zubekommen und ein Vertrauen aufzubauen.

Wir empfehlen, anschließend ins „kalte Wasser“ zu springen und die Software einfach einzuführen. Erst über diesen Weg lernt man alle Bereiche der Software kennen. Und da es keine hohen Anschaffungskosten gibt, birgt dieser Weg kein hohes Risiko.

Wenn Sie die Software einführen wollen, wird gemeinsam ein Migrationstermin abgesprochen. Zu diesem Zeitpunkt senden Sie uns Ihre zu migrierende Daten zu. Dies ist typischerweise ein Freitag, sodass am Montag alle Daten migriert sind.

Falls die Migrationsqualität nicht zufriedenstellend ist, kann eine zweite Migration vorgenommen werden.

Durch die Migration werden alle Mitarbeiter und Projekte angelegt, sodass nach der Migration alle Mitarbeiter gleich damit arbeiten können.

Unsere Erfahrung ist, dass Schulungen am Anfang nicht nötig sind. Arbeitszeiterfassung und Beantragung von Abwesenheiten sind selbsterklärend.

Weitergehende Funktionen für die Projektleiter und Geschäftsführer müssen teilweise erklärt werden, wozu projo umfangreiche Hilfeseiten (demnächst) anbietet.

Nein, es muss keine Datenmigration durchgeführt werden.

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Wenn keine Migration gewünscht wird oder möglich ist, schlagen wir folgende Vorgehensweise vor:

Sie legen alle Projekte und Phasen mit Auftragssummen an und Ihre Mitarbeiter beginnen täglich ihre Arbeitszeit zu erfassen. Die Projektleiter aktualisieren pro Phase regelmäßig den Leistungsstand.

Wenn dieser Prozess einwandfrei läuft, kann projo rückwirkend pro Phase soviel Kosten wie Leistungsstand buchen, damit sich jede Phase beim Controlling bei 0 € befindet. Dazu legt projo einen (inaktiven) Migrations-User an, auf den die entsprechenden Stunden gebucht werden.

projo versucht alle Daten zu migrieren, die Sie zu migrieren wünschen. Dazu gehören in der Regel die folgenden Daten:

• Lokal installierte Programme, und
• Excel-Dateien

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Migration von einem lokal installierten Programm

Wenn Sie Ihre Daten von einem lokal installierten Programm wie ProjektPro, UntermStrich, Wiko, KoboldControl, … migrieren wollen, geben Sie uns einfach Ihre Datenbank und wir migrieren Ihre Daten daraus.

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Migration von Excel-Dateien

Wenn Sie Ihre Daten in Excel-Dateien uns geben, sind es typischerweise folgende:

Personalstammdaten

Eine solche Datei hat typischerweise folgende Spalten:

• vollständiger Name (z. B. Max Mustermann)
• E-Mail
• Personalnummer
• Urlaubstage pro Jahr
• Urlaubstage vom letzten Jahr
• Arbeitszeit Montag, Dienstag, ....

Name und E-Mail-Adressen werden immer benötigt, typischerweise werden auch die Personalnummer und Abkürzungen migriert.

Meistens werden die Vertragsdaten (z. B. Gehalt, Überstundenregelung und Arbeitszeitmodell) zentral manuell eingetragen, wohingegen die persönlichen Daten (z. B. private Adresse) von dem Mitarbeiter selber ausgefüllt werden.

Arbeitszeiten

Eine solche Datei hat typischerweise folgende Spalten:

• Datum
• Mitarbeiter
• eventuell Arbeitszeit Beginn / Ende
• Dauer
• Projekt
• Phase
• Kommentar

Aus dieser Datei werden typischerweise alle Mitarbeiter, alle Projekte und alle Phasen angelegt.

Häufig beinhaltet diese Datei auch die Abwesenheiten (Krankheit und Urlaub).

Auftragssummen pro Phase und Leistungsstand pro Phase liegt häufig nicht in der Arbeitszeiten-Tabelle vor und werden meistens manuell nachgepflegt.

Kunden

Eine solche Datei hat typischerweise folgende Spalten:

• Nummer
• Name
• Adresse

Projektdaten

Eine solche Datei hat typischerweise folgende Spalten:

• Projektnummer
• Projektname
• Leistungsphase:

• Name, Auftragssumme, Leistungsstand

Aus der Arbeitszeiten kann man häufig die Projekte rekonstruieren (Welche Phasen wurden in welche Projekte beauftragt usw.).

Andere interessante Daten sind die Auftragssummen und Leistungsstände der Phasen, und der Kunde des Projekts bzw. des Vertrages.

Rechnungen

Eine solche Datei hat typischerweise folgende Spalten:

• Projekt
• Datum
• Rechnungsbetreff
• Netto-Betrag
• Brutto-Betrag
• Optional:

• Zahlungsdatum
• Zahlbetrag

Häufig werden Rechnungen auch erst ein paar Monate nach projo Einführung migriert, da das alte Rechnungsprogramm noch weiter genutzt wird und man nicht zu viel Änderung auf einmal haben möchte.

Eingangsrechnungen

Ähnlich wie bei Rechnungen, hier werden noch zusätzliche Daten migriert werden können:

• Subunternehmer/Lieferant
• Bezug zur Leistungsphase

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Projo bietet einen eigenen HOAI-Rechner an.

Die Berechnungsgrundlagen von HOAI-Leistungen aus Fremdsystemen können aber aktuell nicht übernommen werden. Stattdessen werden die zu den HOAI-Leistungen zugehörigen Phasen ohne ihre Berechnungsgrundlage in projo übernommen. Für zukünftige Projekte können Sie dann mithilfe des projo HOAI-Rechners die HOAI-Berechnungen anpassen.

Bisher können leider noch keine Dokumente zu projo migriert werden. Sprechen Sie aber unseren Support gerne auf Übergangslösungen an.

Wenn Sie Daten, die Sie uns zur Migration übermitteln, vor der Migration von Hand eingeben, dann kann dies zu doppelt hinterlegten Daten in projo führen.

Grundsätzlich ist es daher ratsam, alle Daten, die Sie an projo zur Migration schicken, auch von projo migrieren zu lassen. Nach erfolgter Migration können Sie dann die Daten anpassen.

Ja, allerdings achten Sie bitte darauf, dass sie keine Daten in projo eingeben, die sie der Migration übergeben haben / übergeben werden. Ansonsten besteht das Risiko, dass Sie Daten eintragen, die anschließend erneut durch die Migration eingetragen werden.

Bitte geben Sie der Migration auch Bescheid, ob von Ihnen eingetragene Daten wieder gelöscht werden oder in projo verbleiben sollen.

Grundsätzlich besteht eine Datenmigration aus zwei Bestandteilen:

1. Die initiale Migration Ihren bisherigen Daten in Ihren projo-Account
2. Die Nachmigration von Daten, die während des Zeitraums der Migration entstanden sind

Schicken Sie uns also nach erfolgreicher Erstmigration durch uns gerne die in der Zwischenzeit generierten Daten zu und wir migrieren diese für Sie nach, sodass Sie mit möglichst aktuellen Daten in die Nutzung von projo starten können.

Die tatsächliche Dauer der Migration hängt von der Komplexität der Datenquelle ab. Generell gilt Folgendes:

Je eher Sie uns Ihre Daten zur Migration zur Verfügung stellen, desto schneller geht die Migration vonstatten.

Erst nach Erhalt der von Ihnen übersandten Daten können wir eine realistische Abschätzung zur Zeitdauer der Migration geben. Auch für eine Abschätzung ist daher das frühe Übersenden der Daten von Vorteil.

Ab Fertigstellung der Nachmigration geben wir unseren Kunden 2 Wochen Zeit, um die Daten zu sichten. In diesem Zeitraum können wir unbegrenzt Anpassungen vornehmen. Nach diesem Zeitraum müssen wir unseren Kunden die Zeitaufwände unsere Migrationsabteilung mit 120 € pro Stunde in Rechnung stellen.

Eine Migration besteht aus mehreren Phasen. Das nachfolgend abgebildete Schaubild gibt Aufschluss über die unterschiedlichen Phasen der Migration:

Bitte beachten Sie, dass der Start der Migration von der aktuellen Auslastung der Migration abhängig ist. Bitte stimmen Sie sich hierzu mit projo initial vor Beginn der Migration ab:

https://hallo.projo.berlin/meetings/jonas-purmann

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Wenn keine Migration gewünscht wird oder möglich ist, schlagen wir folgende Vorgehensweise vor:

Sie legen alle Projekte und Phasen mit Auftragssummen an und Ihre Mitarbeiter beginnen täglich ihre Arbeitszeit zu erfassen. Die Projektleiter aktualisieren pro Phase regelmäßig den Leistungsstand.

Wenn dieser Prozess einwandfrei läuft, kann projo rückwirkend pro Phase soviel Kosten wie Leistungsstand buchen, damit sich jede Phase beim Controlling bei 0 € befindet. Dazu legt projo einen (inaktiven) Migrations-User an, auf den die entsprechenden Stunden gebucht werden.

Der Urlaubsanspruch wird in projo automatisch berechnet aus folgenden Angaben:

• Vertragsbeginn (und eventuell Vetragsende)
• Vertraglich vereinbarte Urlaubstage (bezogen auf Vollzeit)
• Tatsächliche Arbeitstage (bei 3 von 5 Tagen hat man nur 3/5 Urlaubsanspruch)
• Abwesenheiten wie Elterngeld

Der Urlaubsanspruch kann manuell korrigiert werden, indem eine Änderung eingebucht wird z.B. wenn Urlaub ausgezahlt wird.

Genauso kann der Resturlaub vom letzten Jahr eingetragen werden.

Am 01. Januar jedes Jahres wird der restliche Urlaubsanspruch ins nächste Jahr übertragen.

Es ist unter Einstellungen -> Mitarbeiter einstellbar, ob der Urlaubsbudget nach dem Verfallsdatum (31.03.) verfällt und ob zum Beantragen genügend Resturlaub vorhanden sein muss.

Urlaubssperre und Betriebsferien können unter "Mitarbeiter -> Abwesenheiten" angelegt werden.

Krummer Urlaubsanspruch

Wenn jemand 22 Tage Urlaubsanspruch vereinbart hat, aber nur an 4 von 5 Tagen arbeitet, ist der theoretische Urlaubsanspruch 17,6 Tage. Typischerweise gewährt man dem Mitarbeiter 17 Tage und im nächsten Jahr 18 Tage.

In den Einstellungen kann definiert werden, wie der Mitarbeiter seinen krummen Urlaubsanspruch sieht:

Folgende vier Rundungsarten stehen für die Darstellung im Persönlichen Bereich zur Verfügung:

• Abrunden: Nur volle Tage werden angezeigt (17 statt 17,7)
• Abrunden auf halben Tag: Halbe Tage werden angezeigt (17,5 statt 17,7)
• Kaufmännisches Runden: Gerundete, volle Tage werden angezeigt(18 statt 17,7)
• Nicht Runden: Nachkommastellen werden angezeigt(17,7)

projo unterstützt den Wissensaustausch seiner  Kunden sehr und bietet dafür drei Punkte an:

• projo User Forum auf der Website
• regelmäßige projo User Group in verschiedenen Städten (im Aufbau)
• eine jährliche Konferenz ArCom  in Berlin (in Planung)