Artikel von Ulrike Schneider
May 23, 2023
#Interview
Case Study: projo bei Fourmove Architekten
Wir haben Vanessa Rudolph von Fourmove Architekten gefragt, warum sich Fourmove für projo entschieden hat. Die Antworten gibt sie uns in diesem Interview.
Eckdaten des Büros
Art des Büros: Architekturbüro
Standort: Münster (28 MA) & Düsseldorf (3 MA)
Anzahl MA: 31
Website: https://www.fourmove.de/
Besonderheiten: junge, innovative Kolleg:innen mit großem Teamgeist
Warum projo?
Fourmove hatte bis zur Einführung von projo keine klar definierten Prozesse im Bereich Büromanagement und Controlling, d. h. die entsprechenden Abläufe waren eher improvisiert, was zum einen Ungenauigkeiten und Fehler produziert und zum anderen einen erheblichen Zeitaufwand erfordert. Die vorher genutzte Software wurde den Ansprüchen an ein unterstützendes Tool nicht gerecht.
Die Empfehlung für projo kam durch ein befreundetes Büro. Direkt überzeugt hat das Look & Feel und die intuitive Bedienung. Für uns ist die Akzeptanz im Team ein ausschlaggebendes Argument, da alle Mitarbeiter:innen täglich mit der Software arbeiten. In einem Überblicks-Webinar haben wir die Funktionen von projo auf Herz und Nieren geprüft – Härtetest bestanden!
Bis zur finalen Entscheidung hat es noch ein paar Monate gedauert, da die Umstellung von einer Software auf eine andere natürlich erst mal eine Investition bedeutet. Letztlich hat das Bedürfnis der Mitarbeiter:innen aus dem Bereich Controlling nach einem unterstützenden und handhabbaren Tool, das auch noch Spaß bei der Anwendung macht, den Ausschlag gegeben.
Wie war der Migrations- und Onboarding Prozess?
Die Migration der Daten aus dem Vorgängersystem in projo dauerte keine drei Wochen. Die Überprüfung, Nachmigration und vor allem Ergänzung von Information hat noch einmal einen Zeitraum von ca. sechs Wochen in Anspruch genommen.
Dabei ist die Qualität der Bestandsdaten ein wichtiger Faktor, aber auch die intensive Abstimmung mit den Migrations- und Onboarding Expert:innen von projo, die den Prozess durchführen und begleiten. Das Onboarding selbst, d. h. die Einarbeitung in projo, fand in wöchentlichen Videokonferenzen parallel zur Feinjustierung der Daten statt. Dabei stand uns ein fester Ansprechpartner von projo zur Seite, was sehr wichtig für die Kontinuität, Verständnis unserer Ansprüche und die dazu passenden Einstellungen in projo war.
Vom ersten Aufschlag bis zu dem Zeitpunkt, an dem alle Kolleg:innen zur Nutzung von projo freigeschaltet wurden und an Board waren, hat es insgesamt rund zwei Monate gedauert.
Natürlich gibt es immer wieder Fragen oder Ideen, die sich neu ergeben, die wir nach Abschluss des Onboardings im Support klären, im Grunde geht das Onboarding mit regelmäßigen Terminen in den Support nach Bedarf über.
Wie läuft es mit projo?
Wir sehen einen klaren Benefit in projo, und zwar bereits seit dem ersten Moment der Einführung.
Für alle Mitarbeiter:innen ist die Arbeitszeiterfassung einfacher als vorher, ebenso die Handhabung von Abwesenheiten, egal ob Urlaub, Mobiles Arbeiten oder auch Arbeitsausfälle. Dank der transparenten Darstellung haben alle in ihrem persönlichen Bereich einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand ihrer Zeitbuchungen, wie Arbeitszeit (Soll/Ist), Überstunden und Urlaub.
Die größte Veränderung hat sich im Bereich der Projektleitung vollzogen. Dank der Struktur von projo haben unsere Projektleiter:innen Schritt für Schritt immer mehr Einblick in Projektinformationen und im Folgenden Aufgaben und Verantwortung erhalten, z. B. im Bereich der Zeitplanung und der damit zusammenhängenden Rechnungsstellung. projo bietet diese Möglichkeit der Transparenz, das schafft Vertrauen und motiviert unsere Projektleiter:innen, sich stärker einzubringen.
Bei der Geschäftsleitung entstand das Bewusstsein, dass es durchaus ein Vorteil ist, Mitarbeiter:innen in Projektvorgänge zu integrieren, Verantwortung zu übertragen, sodass Kapazitäten für andere Aufgaben frei werden und so die Möglichkeit entsteht, zu wachsen. Ein Tool zu finden, was unseren Anforderung gerecht wird, war, bevor wir PROJO für uns entdeckten, nicht möglich.
Insgesamt kann man sagen, dass sich die Prozesse innerhalb des Büros und die Kommunikation an den Schnittstellen enorm verbessert haben, Abläufe spürbar gestrafft und Fehlerquellen wesentlich reduziert wurden.
Wie fühlt Ihr Euch in der Anwendung von projo unterstützt und begleitet?
Der große Pluspunkt von projo ist der Support durch die Mitarbeiter:innen aus dem Team, die nicht anonym, sondern persönlich ansprechbar sind.
In der Regel erfolgt der kurzfristige Support per E-Mail, komplexere Fragestellungen werden in Videokonferenzen besprochen. Falls eine Anforderung nicht direkt in projo abgebildet werden kann, wird diese an das Entwicklerteam weitergeleitet – durch den projo Support oder auch durch die Nutzer:innen selbst über „Canny“.
Dabei wird jede Frage ernst genommen und man ist als Nutzer:in eingeladen, eigene Vorschläge und Ideen zur Weiterentwicklung von projo einzubringen. So können wir die Software nach unseren Bedürfnissen mitgestalten.
Und zum Schluss …
Unser Lieblingsfeature in projo ist die Einsatzplanung, ganz weit vorne! Das hat uns in der Planung der Projekte und Teams vieles erleichtert und Prozesse verschlankt. Davon profitieren natürlich vor allem die Mitarbeiter:innen, die mit projektbezogenen Prozessen betraut sind. Aber letztlich finden wirklich alle den persönlichen Bereich toll, in dem man transparent die Informationen zur eigenen Person einsehen und jeden Tag einen Überblick über die Anwesenheit der Kolleg:innen bekommt.
Wir würden uns sofort wieder für projo entscheiden – ohne Wenn und Aber.