Mein erster Monat bei projo

5% – diese Zahl sollte sich noch lange bei mir einprägen.
thorsten

01.02.2021 / Thorsten Gustav Chalupa (Kunden Support)

5% - diese Zahl sollte sich noch lange bei mir einprägen. 5% stehen für Pessimismus und eine bestimmte Erwartungshaltung, vielleicht auch einen Arbeitswelt-Realismus. Was ist mit dieser ominösen Zahl gemeint? Ein Dozent erzählte mir einst, jede Arbeit trage einen Kern in sich, den man als den „gelebten Traum“ bezeichnet – wer Arzt werden will, tut es vielleicht aus der Motivation heraus, Menschenleben zu retten; wer in’s Theater geht, möchte vor Publikum stehen und eine gewisse Kunst ausdrücken; wer Architekt wird, möchte sein ästhetisches Empfinden verweltlichen und eine Vision materiell in die Welt setzen. So weit der schöne Teil – die besagten 5%. Was also sind die anderen 95%? Hier handelt es sich um das Verwalterische und oft viel Zeit in Anspruch nehmende einer Arbeit; das Protokollieren und Erfassen, das Einordnen, der Schriftverkehr, das Administrative, Rechtliche, Berechnende. Wer also Arzt werden möchte, muss sich darüber im Klaren sein, dass nur ein kleiner Teil der eigenen Arbeit mit dem Retten von Menschenleben zu tun hat, der Großteil mit ungeahnter Kleinteiligkeit; Selbes gilt auch und gerade für Künstler, ob sie sich nun im Theater oder in der Architektur wiederfinden. 5% Verwirklichung des Wunsches, 95% Alltag. Ich erinnere mich gut an Gespräche mit den Architektinnen in meiner Familie, die beklagten, ihr Lebenswerk würde durch so viel atomistisch kleinen „Alltags-Firlefanz“ nicht unwesentlich erschwert.


Hier setzt also projo an – mit zwei Prämissen: einerseits müsse die genannte Aufteilung nicht exakt so aussehen und andererseits sollten auch die 95% bequem, handlich und vielleicht sogar mit einer guten Portion Freude erledigt werden können. Je kompakter und schneller der Rahmen des Administrativen gebaut ist, desto mehr Zeit bleibt, das Gemälde in Szene zu setzen. Im Folgenden möchte ich darlegen, wie ich projo bisher erlebt habe. Der Weg begann weit weniger steinig, als ich es zunächst vermutete: an diversen Stellen wurde mir ersichtlich, dass eine ganze Bandbreite an Funktionen integriert ist – die Sorge war groß, überrollt zu werden, überrollt von einer Lawine aus Informationen und Funktionen. Und wer könnte es schon wollen oder es sich leisten, neben der eigenen, ohnehin komplexen Arbeit noch eine Software quasi „studieren“ zu müssen? Dann die erfreuliche Überraschung. Beim Öffnen projos fand ich eine aufgeräumte, ja fast minimalistische Seite vor, ähnlich dem begrüßenden Fenster großer Internet-Suchmaschinen. Die Furcht, mich nicht zurecht zu finden, war wie verflogen; Arbeitszeiten zu buchen mit wenigen, selbsterklärenden Klicks? Das geht auch ohne große Vorarbeit. Unter „Mein Profil“ ein paar Daten zu mir einzutragen? Keine Wissenschaft. Abwesenheiten beantragen, direkt ersichtlich und intuitiv? Prima! Keine 10 Minuten hat es gedauert, bis ich mich zurecht fand und meine ersten Fragen wie weggefegt waren. Hier hatte ich noch die Worte von Benedikt und Estani im Ohr, den beiden Masterminds hinter dem aktuellen Produkt: projo ist aufgebaut wie ein Spiel; man kann es sich einfach und übersichtlich halten, oder aber nach und nach mehr Funktionen und größere Komplexität „freischalten“ und so sukzessive mehr Umfang entdecken. So fing ich natürlich an, die beiden Herren zu löchern: kann man denn auch für andere Projekte „einspringen“? Wie sieht es mit Überstunden aus? Wo sehe ich meine Projektbeteiligungen und Auslastungen, wo die Urlaube der Anderen? Langsam, aber sicher entfaltete sich projo vor meinen Augen und die Erfolgserlebnisse machten Lust auf mehr.


Ich möchte nicht verschweigen, dass es mit sich steigerndem Umfang auch zu Herausforderungen kam; man kann in bestimmter Zeit nur eine bestimmte Menge an Information verarbeiten. Doch jedes Mal, wenn ich Gefahr lief, „zu viel“ zu erkunden, half der Schritt zurück in die Einfachheit; laufend sollte man sich verdeutlichen, dass die Ausnahmen eben das sind: Ausnahmen. Hat man die Grundfunktionen und seine „Spielwiese“ bei projo erst abgesteckt, ist auch der restliche Weg keine Herausforderung mehr. Und heute noch, nach all der Zeit des Entdeckens, freue ich mich über die einfachsten Dinge: etwa die Unterscheidung zwischen „persönlichem Bereich“ und „Bürobereich“. Ersterer ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter individuell abrufbar; hier schafft man sich einen guten Teil der 95% schnell und bequem vom Hals. Letzterer ist angelegt für die Projektleitung und Admins, hier werden Angebote erstellt, Projekte überwacht, hier findet das Controlling statt. Eine ganz neuer Kontinent, aus der Perspektive des „persönlichen Bereiches“ gesprochen, doch das Prinzip ist das Gleiche: es beginnt einfach, übersichtlich und selbsterklärend – den „Level“ kann man sich laufend erhöhen, in homöopathischen Dosen, ohne dass man sich von der Vielfalt der Funktionen je überrumpeln lassen müsste. Nie hatte ich das Gefühl, unnötigem Ballast zu begegnen, zu keiner Zeit schien etwas „out of place“. Ich gestehe, da ein wenig Stolz zu verspüren, viel zu oft sind Softwares altbacken, kantig und einfach „unschön“ – bei projo lief und läuft es „smooth“ ab und das ist auch die Einschätzung, die ich im Gespräch mit den Büros höre, die projo nutzen. Die Tagesroutine sieht da sehr unterschiedlich aus; abhängig von der Größe der jeweiligen Teams, der Spezialisierungen – alle fanden einen guten Platz in der Nutzung der Software und viel wird laufend individualisiert. Der stille Verdacht, unterschiedlichsten Kundinnen und Kunden ein System „überzustülpen“ – in Luft aufgelöst. Individualität wird groß geschrieben und wo immer möglich erhalten. Die Usergroups sind diesbezüglich eine ganz besondere Erfahrung; hier „atmet“ der Team Spirit, das gute Verhältnis zwischen projo und den Büros – auf Wünsche, Anmerkungen und Ideen wird penibel geachtet und im respektvollen, aber lockeren und lebendigen Austausch wird gewährleistet, dass alle Seiten das bestmögliche Ergebnis für sich herausziehen können. Ich bemerkte es schon in einer Videokonferenz mit den Büros: sicher, es ist ein kompetitiver Markt – und am Ende des Tages muss man für sich sehen, dass man vorankommt. Und doch, diese 5% vereinen uns: die Welt soll durch die Arbeit an Ästhetik und Effizienz ein Stück besser gemacht werden, ganz gleich, ob eine neue Schule oder ein Wasserwerk gebaut werden soll, ob edle Ornamente Fenster zieren, oder der Nutzen im Fokus steht. Avantgardisten und Phantasten haben ein ganz ähnliches Motiv wie kopflastige Rechner. Und um allen dabei zu helfen, diesem Traum nachzugehen, diese 5% nicht in im Geschäft des Alltages aufzulösen, dafür ist projo da.

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